成为“快速工作达人”的7个信条

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成为“快速工作达人”的7个信条
译者：诣斐君原文作者：THE21編集部


        自己也知道这是必须要做的工作，然而，就是不想动手去做。结果，工作不断堆积起来，今天的一天就这样结束了……一定有很多公司职员有着这样的烦恼吧。

       对此，《THE21》杂志在2014年1月期中制作了特刊，以“快速着手工作的人与拖延工作的人何处不同”为题，采访了五位快速工作达人。
照片从左往右为（敬称省略）：
山本真司（经营顾问/立命馆大学经营研究生院客座教授）
戸塚隆将（シーネクストバートナーズCnext paterners）股份公司代表
吉田穂波（医生 医学博士）
川邊健太郎（雅虎股份有限公司副总监）
出口治明（life net生命保险有限公司 董事长）
        他们五位分别从商人、公司经营者、经营顾问、母亲等角度讲述了如何提高工作速度的方法，这些方法中也存在着不少共同要素。
        接下来，是我们精心总结出的“快速完成工作，告别拖延”的7大信条。

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最大限度活用碎片时间
■有以下情况的人要注意
· 以1小时为单位粗略制定计划表
· 在路上总是发呆
· 空闲时间频频刷网上的新闻
       会议和会议之间间隔的10分钟，去见客户路上的15分钟……像这样的时间，我们都觉得什么也做不了，不知不觉就发着呆度过了。这样的情况很多，但是，吉田穂波指出，恰恰这种时间，才宝贵的像金山。比如，写上计划书的名字，日期这种事情，利用这点间隙时间完成是绰绰有余的。这样一来，还能有这样一种效果“这项工作不是从零开始的，减少了阻碍，心情也变得轻松了。”类似的，山本真司也提倡“以15分钟为一个时间单位”，利用手机等移动工具，调整环境，利用缝隙时间也能完成工作。
        在你每天的工作中，难道没有利用“缝隙时间”就能完成的工作吗？我建议你重新考虑一遍。

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把提早下班制度化
♢有以下情况的人要注意 · 一味加班而经常感到疲惫困倦的人
· 每天，不特意决定下班时间而开始工作的人
· 总是在意周围人的眼光，在公司留到最后的
        lifenet生命保险董事长出口治明指出，日本人大量加班是“日本国力下降”的大问题。事实上，受采访的五位几乎都指出了，张弛无度的长时间工作会削弱集中力这一点。
       因此，山本真司这样说“把定时下班回家制度化，这样的方法会十分有效。不过，也要需要注意，员工们因为不得不遵守规定而产生压力这样的副作用。”另一方面，没有信心管理自己的人，吉田穂波建议“快到结束时间不要工作”这也很有效。另外，从领导的立场出发，也有必要像出门所说的那样采取“禁止加班”的措施。不论怎样，重要的是，在工作之前要在建立“今天几点做完工作”这样的目标而非“工作做完之后再回家”的想法。

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把握判断基轴，制定优先顺序 ♢有以下情况的人要注意
· 到公司上班之后开始看邮件，回过神来已经下午了
· “那件事也必须要做！”立即陷入了恐慌状态
· 明明有想做的事情，但是游手好闲就这样过完一天
        每天都被眼前的工作追赶着，却不知道到底做什么好然后陷入慌张……这类人大多数是“没有判断事物轻重缓急的基准”的。比如，雅虎副总监川邊健太郎就指出，“只有制定好行动方针，下定决心后工作速度才能提高。”迷惑时有可以返回的地点，才能做出快速的判断。
       另外，戸塚隆将也用“优先度”和“完成所需时间”的矩形图来判断工作，制定优先顺序。这样一来，有限顺序就因人而异了。不过，还是有必要再次思考“我是怎样确定工作的优先顺序”这一行动指南针，然后不断重复着对自己说，不断写下来，让它成为自己的一部分，以提高自己的判断力水准。

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动机管理
♢有以下情况的人要注意
· 经常加班，睡眠时间总是不规则
· 到公司之后到开启状态要花好几个小时
· 昨天明明很有干劲，今天完全没有进取之心
        意外的，“干劲”是个十分重要的问题。我们正是因为觉得累了，厌烦了，所以才容易拖延工作。因此，首先我们管理好自己的身体状况。戸塚隆将说，在高盛公司时的自己的上司不管多忙都会在规定的时间回去，戸塚氏自自己也是，无论多忙都会注意保证一定的睡眠时间。
        另一方面，身体上虽然没有问题，但是也存在怎么也打不起精神，拿不出干劲的情况。这种时候，吉田 穂波推荐这样做，“回忆一下自己在什么样的时候会有做事的情绪。”不同的人，会有“被别人表扬的时候”“进行着积极的话题的时候”不一样的回答。不过正是因为他们知道这点，才能管理自己的动机情绪。而且，最早提出“工作是很快乐的事”的就是川邊健太郎。确实，如果忘了这一点，再勉强自己也提不起干劲。

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逼迫自己制定停下来的时间 ♢有一下情况的人要注意
· 星期六也一定会有某方面的工作。剩余的休息日只是睡觉
· 只是处理眼前的工作，不知不觉就太阳落山了
· 因为珍惜时间，讨厌和别人闲谈
        所谓“快速工作法”很容易让人理解为“珍惜1分1秒，都用来工作”，但是令人想不到的是，更多的人指出，重要的是“逼迫自己制定停下来的时间”。
       例如，山本真司会把每周的几个小时固定为“什么也不做，只是思考的时间”，据说戸塚隆将也会在休息日里设定这样的时间。
       雅虎的川邊健太郎也是，不管多忙也不会忘记重视花在自己兴趣上的时间。而且，据说正是在这种“强迫自己发呆的时间”里，自己能产生许多好想法。
        并且，就像出口治明所指出的那样，在那些时间里进行自我提高，自我完善的活动的话，长期坚持就能使自己的工作能力上升。

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早早安排工作
♢有以下情况定的人要注意
· to do list?（要做的事列表）那是菜鸟才做的事
· 总是不到截止日期提不起干劲
· 不知为何总是担心下周的工作而无法集中眼前的工作
       工作列表什么的，总容易让人觉得是新人才做的事情。不过戸塚隆将指出，世界的精英里也有写工作列表的人，在回家前写好明天该做的事务列表的人也有很多。
       确实，预先在前一天安排好工作的话，第二天就能很快着手开始工作。
        在此之上，山本真司建议，对于大项目，可以提早一个月“安排计划，细分工作”。这样，一点点推进细分了的工作，心理上也会有轻松的效果。
        需做事情列表和工作计划能让你“脑中的工作备忘录增加”。脑袋思路清晰才能提高注意力，提升工作速度。牢牢记住这句话吧。

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不要全部都一人承担 ♢有以下情况的人要注意
· “自己的工作自己做完”是我的自尊心。
· 摆脱别人会给对方添麻烦
· 上司不能总比员工办事不利
       总是说“我好忙我好忙”的人，其实都是自己承担着不必要的工作而非常感动痛苦。说起来，有责任感，口碑好；有时可能会给周围人添麻烦，这也是一个问题，特别是如果某些立场上来说，受影响的范围就更加大了。
       吉田穂波氏说，当自己舍弃“把抚养孩子摆脱给别人是多么荒唐的事”这样错误的自尊的瞬间，所有的一切都理顺了。另外，出口治明也说道“当时新人的时候，就向上司彻底的询问工作的优先顺序比较好。”确实，这样对自己对上司都减少了浪费的时间。
        另一方面，山本真司从领导的角度，倡导“讲出来”。也就是说，公司的老人和领导不要虚张声势，坦诚的说出“我也不清楚。”这样就能逃出承担不必要事物的恶习。无谓的自尊是百害无一利。